Tien tips voor een betere werkomgeving

Hoe zorgen bedrijven ervoor dat hun medewerkers productiever zijn? Leesman onderzocht in meer dan 800 gebouwen bij ruim 100,000 respondenten hoe zij hun werkomgeving waardeerden. Slechts 54% van alle medewerkers zegt productief te kunnen werken! En over de akoestiek is slechts 29% tevreden. De ervaring van medewerkers rondom akoestiek blijkt veel impact te hebben op de productiviteit, dus het wordt tijd om te luisteren wat medewerkers vinden van de akoestiek.

Uit het onderzoek komen de volgende aanbevelingen.

1. Luister naar je medewerkers

Als je luistert naar je medewerkers, weet je wat goed is voor je organisatie. Als medewerkers aangeven welke zaken zij van belang vinden om optimaal te kunnen werken creëer je commitment als deze zaken daadwerkelijk verbeterd worden.

2. Werken, telefoneren en vergaderen

De top drie van taken in een werkomgeving zijn: individueel geconcentreerd werken, telefoneren en vergaderen. Elke organisatie en elke afdeling is weer net even anders. Maar alle outperformers hebben één ding gemeen. Ze hebben heel grondig gekeken welke activiteiten mensen doen in hun gebouw en hebben deze vervolgens zeer goed gefaciliteerd.

3. Zorg voor goede sociale infrastructuur en …. koffie!

Op alle 21 taken scoren de beste werkomgevingen beter. De wij-taken, waarin wordt samengewerkt, worden door hen significant beter ondersteund. Vooral de plekken waar wordt samengewerkt worden met behulp van goede koffie, aantrekkelijke vergaderplekken en dergelijke ondersteunt. Zo vindt 90 procent van alle werknemers koffie en thee belangrijk om goed te kunnen functioneren en dat is net zo belangrijk als goede IT apparatuur.

4. De beste ideeën ontstaan samen

Bij veel organisaties zie je een terugtrekkende beweging in het thuiswerken beleid. Gebouwen worden aantrekkelijker gemaakt om in te werken en te ontspannen. Elk team heeft het nodig om fysiek bij elkaar te zijn waardoor ideeën worden gedeeld en van elkaar wordt geleerd. De Y-generatie is daar een goed voorbeeld van. Zij vinden “leren van anderen” belangrijker en willen daardoor vaker op kantoor zijn.

Gebouwen worden aantrekkelijker gemaakt om in te werken en te ontspannen. Elk team heeft het nodig om fysiek bij elkaar te zijn waardoor ideeën worden gedeeld en van elkaar wordt geleerd.

5. Variëteit en keuze

In flexibele werkplekconcepten verliezen medewerkers vaak de mogelijkheid om hun werkplek te personaliseren. Ze krijgen er echter iets zeer belangrijks voor terug. Ze kunnen voor elke taak hun werkplek personaliseren door er één te kiezen die bij de taak past. Dan moet er echter wel keuze zijn. De organisatie met flexibele werkplekconcepten èn veel keuze scoren het beste.

6. Welbevinden van de medewerker centraal

In een onlangs verschenen rapport van de World Green Building Council wordt aangetoond dat verschillende zaken impact hebben op het gevoel van comfort en productiviteit. Denk aan voldoende daglicht, kunst en fotografie voor inspiratie, sport –en ontspanningsmogelijkheden en douches voor beweging en goede voeding voor de gezondheid.

7. Omarm technologische vooruitgang

De technologische vooruitgang geeft de mogelijkheid voor audio-, en video-conferenties, reserveringssystemen voor vergaderzalen, overal toegang hebben tot je bestanden. Om altijd en overal te werken binnen –en buiten het kantoor.

8. Communiceer

De beste bedrijven zijn in constante dialoog met hun medewerkers. Zij communiceren helder en eenduidig over het doel en de werkwijze als er een nieuw werkplekconcept wordt geïntroduceerd. Zo kan het zijn dat mensen met dezelfde taken (zoals telefoneren of overleggen met zijn tweeën) dit achter een bureau doen in een open ruimte, waardoor andere mensen worden afgeleid en moeite hebben om zich te concentreren. Dus meet voor en na veranderingen, communiceer hierover met je medewerkers en stuur bij op basis van hun feedback.

9. De werkomgeving levert geld op

Het inrichten van de werkomgeving gaat over het slimmer laten werken van mensen. Ervaring leert dat als de HR afdeling meer de verantwoordelijkheid heeft over deze inrichting dit zich vertaald naar een verbetering van de productiviteit en verlaging van het ziekteverzuim.

10. Productiviteit killers

De drie grootste zaken waar medewerkers ontevreden over zijn en die een negatieve impact hebben op hun productiviteit zijn slechte akoestiek, temperatuurregeling en binnenklimaat. Over akoestiek is slechts 29 % tevreden, over binnenklimaat is dit 32% en bij temperatuurregeling slechts 26%. De ervaring van medewerkers rondom akoestiek blijkt veel impact te hebben op de productiviteit, dus het wordt tijd om te luisteren wat medewerkers vinden van de akoestiek.

Bovenstaande aanbevelingen komen uit de Leesmanindex (Lmi). Dit onderzoek meet hoe goed de werkomgeving de gebruiker ondersteunt.