Zes tips voor duidelijke werkafspraken bij het hybride werken

Veel organisaties kiezen voor het “hybride werken”: medewerkers krijgen ook na corona de mogelijkheid om één of meerdere dagen per week vanuit huis te werken. Om dit mogelijk te maken is een goede thuiswerkplek en een aangepaste kantoorinrichting noodzakelijk. Veel organisaties hebben in de afgelopen periode tijdelijke oplossingen bedacht om thuiswerken mogelijk te maken.

Maak duidelijke werkafspraken‍

Om het hybride werken voor zowel werkgever als medewerker te optimaliseren is het belangrijk hierover vaste, structurele afspraken met elkaar te maken. Bijvoorbeeld in de vorm van duidelijk gecommuniceerde en gedeelde etiquette en protocollen. Dit zal de acceptatie, het rechtvaardigheidsgevoel en de betrokkenheid vergroten en een gevoel van inclusie en verbondenheid creëren onder je medewerkers. Je kunt hiermee als werkgever verwachtingen naar je medewerkers duidelijk maken. En andersom weten medewerkers wat er van hun wordt verwacht.

Wat zijn goede werkafspraken?

We hebben zes tips voor je voor het maken van structurele werkafspraken rondom hybride werken:

-1- Maak een transparante planning‍

Ontwikkel een planningssysteem om te communiceren wie er op kantoor werkt en wie op afstand. Dit heeft invloed op wie er naar kantoor komt (wanneer bijvoorbeeld je directe collega op kantoor is, wil jij dat waarschijnlijk ook). En dat heeft weer invloed op de benodigde ruimte en technologie. Maak dit systeem voor iedereen inzichtelijk, zodat medewerkers de best mogelijke samenwerkingswijze kunnen plannen.

-2- Doe een sociale introductie‍

Maak bij een (video)vergadering een goed introductie-rondje zodat iedereen in de ruimte én op video vertrouwd is met elkaar (deelnemers op afstand moeten waar mogelijk video hebben) en begin elke vergadering met een paar minuten bij elkaar in te checken.

-3- Zorg ervoor dat iedereen kan horen en gehoord wordt‍

Weet en markeer duidelijk waar microfoons zich in de kamer bevinden en zorg ervoor dat iedereen die op afstand is kan horen wat er gaande is en gehoord kan worden. Vraag mensen om geen lawaai te maken dat het luisteren moeilijker maakt (hard typen, kraken, side talk).

-4- Zorg dat iedereen ziet en gezien wordt‍

Overweeg om een fysieke deelnemer aan te wijzen die aandacht besteedt aan wat men op afstand ziet. Moet bijvoorbeeld de camera bewegen? Is de content te zien?

-5- Pauzeer met een doel‍

Stop regelmatig en vraag deelnemers op afstand naar hun input. Ontwikkel betrokkenheidsprotocollen op basis van groepsgrootte en type werk. Steekt iedereen digitaal zijn hand op? Wie houdt de chat in de gaten? Hoe zorg je ervoor dat deelnemers op afstand kunnen meedoen en interactief kunnen zijn?

-6- Maak duidelijke volgende stappen‍

Een van de ergste ervaringen als deelnemer op afstand is het missen van het afsluitende gesprek dat plaatsvindt nadat een vergadering officieel is afgelopen. Voorkom dit door elke sessie af te sluiten met duidelijke en zichtbare vervolgstappen.

Naast duidelijk gecommuniceerde gedeelde etiquette en protocollen is het ook belangrijk goed na te denken over aanpassingen van de werkplekken op kantoor. Het traditionele kantoorconcept werkt namelijk niet meer. Wil je meer weten over het ontwerpen van ruimtes ter ondersteuning van samenwerking op kantoor en op afstand? Neem contact met ons op.

Meer weten?
Wilt je ook een comfortabele werkomgeving creëren door de akoestiek te verbeteren? Je vindt scheidingswanden, cubicles en andere akoestische oplossingen op maat. Laat het ons weten.

Bron: Steelcase