Terug naar kantoor na corona in 4 stappen

De lockdown is vanaf 5 juni voorbij. Dat kondigde demissionair premier Mark Rutte afgelopen vrijdag aan in de persconferentie over verdere versoepelingen van de coronamaatregelen. Dat betekent ook dat we weer steeds meer op kantoor zullen gaan werken. Tijd voor reboarding!

Help je medewerkers bij de overgang naar het weer (gedeeltelijk) werken op kantoor. Geen eenvoudige opgave, want de situatie is anders dan vóór corona. Medewerkers zullen afwisselend thuis, op kantoor of op locatie gaan werken. Collega’s en teams werken daardoor op een andere manier samen.

Als organisatie wil je deze hybride manier van (samen)werken natuurlijk op een goede manier faciliteren. Hoe begin je goed voorbereid aan dit verandertraject? Om de terugkomst naar kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen is een goede voorbereiding essentieel. Volg de checklist met 4 stappen:

1 – Verzamel input van je medewerkers

Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Wat hebben ze nodig voor het hybride samenwerken? Wat missen ze nu van kantoor? Vergeet ook niet te vragen wat medewerkers nu juist wél fijn vinden aan het thuiswerken. Zo kom je erachter wat je organisatie nog kan verbeteren. Uiteindelijk kom je met de input van je medewerkers tot de juiste nieuwe situatie voor jouw organisatie. Surveymonkey heeft een gids met 8 stappen voor het opzetten van een enquêteprogramma over het coronavirus onder medewerkers. Of lees hier de 7 tips van Effectory voor het opzetten van een medewerkersonderzoek.

2 – Kijk naar de inrichting van je kantoor

Nu veel medewerkers thuiswerken biedt dat de ruimte om het kantoor opnieuw in te richten. Je hebt letterlijk ruimte over wanneer een groot deel van je medewerkers thuis werkt. En met minder mensen op kantoor voer je een verbouwing gemakkelijker uit. Om het kantoor goed in te richten wil je weten hoeveel werkplekken je nodig hebt. En wat doe je met de rest van de ruimte? Vraag je medewerkers hoeveel dagen ze naar kantoor komen en waarom. Is dat om samen te werken, te vergaderen, met een klant af te spreken of alleen omdat het gezelliger is? Op basis van deze informatie kun je het kantoor inrichten op Activity Based Working: je creëert ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers, waarbij elke ruimte zich bij uitstek leent voor één soort activiteit.

Denk bij Activity Based Working aan de volgende ruimtes:

• Basiswerkplekken
• Concentratieruimtes
• Vergaderruimtes
• Brainstormfaciliteiten
• Ruimtes voor informele ontmoetingen

Met het opnieuw inrichten van je kantoor kan je een grote stap zetten in het verbeteren van het welzijn van je medewerkers. Het welzijn van de medewerker is zeker in deze coronatijden extra belangrijk! Wat maakt jouw medewerkers blij? Een sportzaal, meer daglicht, een massagestoel, een goede akoestiek of meer groen in het gebouw? Happy spaces zorgen voor happy faces!

3 – Faciliteer het nieuwe samenwerken

Of je nu je hele kantoorpand verbouwt of niet, voor je medewerkers zullen er blijvende veranderingen zijn. Want de tijd dat iedereen elke dag op kantoor werkt ligt achter ons. Een hybride manier van samenwerken roept wel vragen op, zoals ‘Wie mag wanneer de kantoorfaciliteiten gebruiken?’ of ‘Hoe voorkomen we dat iedereen op dinsdag naar kantoor komt?’ Een goede oplossing hiervoor is een reserveringssysteem. Laat teams en individuele medewerkers ruimtes en werkplekken reserveren, zodat je medewerkers altijd verzekerd zijn van een plekje op kantoor. Handige reserveringstools zijn bijvoorbeeld Okku en Flexwhere

4 – Betrek je medewerkers

Deel de veranderplannen met de medewerkers in je organisatie. Hoe je dit doet, hangt af van je bedrijfscultuur. Lezen je medewerkers graag e-mails of bekijken ze liever een video op het intranet? Hoe je ook communiceert, houd het kort en krachtig. Niemand zit te wachten op enorme lange teksten of toespraken.

Maak gebruik van de kracht van herhaling. Als je vaak en op meerdere plekken je boodschap herhaalt, vergroot je de kans dat de informatie bij je medewerkers blijft hangen. Vergeet ook niet te communiceren over de voortgang. Door open en transparant te zijn bouw je aan wederzijds vertrouwen. Bekijk de checklist voor interne communicatie bij verandermanagement.

Een geslaagde reboarding
De reboarding na corona zorgt voor een hoop veranderingen: een nieuwe indeling op kantoor, hybride vergaderingen en meer aandacht voor het welzijn voor de medewerker. Dat is een hele uitdaging. Wil je er meer over weten? Laat het ons weten.

Kantoorinchting aanpassen? Vraag ons naar de mogelijkheden van lease! Een vast maandbedrag waar alles in zit. Zo weet je elke maand waar je aan toe bent.

Wil je meer weten over de nieuwe kantooromgeving en de multi-space aanpak? We drinken graag een koffie met je (online of offline). Neem dan contact met ons op.

Bekijk onze duurzame akoestische oplossingen voor duurzame kantoorinrichtingen of lees hier meer over de veranderende kantooromgeving na corona.

‍